Klauzula informacyjna RODO

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Dieta Natura Jolanta Zalejska-Fiolka, NIP 626-134-57-41, ul. Strzelców Bytomskich 256A, 41-933 Bytom, e-mail: gabinet@dietanatura.pl, tel. 666 134 949. Kontakt w sprawach ochrony danych: gabinet@dietanatura.pl.

2. Kategorie danych i źródło

Przetwarzane mogą być: dane identyfikacyjne i kontaktowe, historia wizyt, informacje o opłatach i rozliczeniach, wywiad żywieniowy, pomiary, przekazane wyniki badań i inne dane zdrowotne potrzebne do uzgodnionej usługi. Dane co do zasady pochodzą od osoby korzystającej z gabinetu lub jej przedstawiciela ustawowego.

3. Cele i podstawy prawne

Rezerwacja, kontakt organizacyjny i wykonanie umówionej usługi: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Rozliczenia i obowiązki podatkowe: art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Obrona lub dochodzenie roszczeń oraz zapewnienie bezpieczeństwa organizacyjnego: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane dotyczące zdrowia przetwarzane w ramach poradnictwa dietetycznego: art. 9 ust. 2 lit. a RODO (odrębna, wyraźna zgoda), w powiązaniu z właściwą podstawą z art. 6 RODO. Zgoda jest uzyskiwana przed zbieraniem tych danych; może być wycofana bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania. Dane niezbędne do ewentualnego dochodzenia roszczeń mogą być przechowywane na odrębnej podstawie przewidzianej prawem.

Nie wykorzystujemy danych o zdrowiu do marketingu. Informacje marketingowe drogą elektroniczną wymagają odrębnej podstawy i przestrzegania przepisów o komunikacji elektronicznej.

4. Odbiorcy i usługodawcy

W zakresie niezbędnym dane mogą być powierzane: HERMAX sp. z o.o. (Kcalmar.pro — obsługa danych gabinetowych), usługodawcy JCHost.pl (hosting i poczta elektroniczna), dostawcom wsparcia IT i księgowości oraz uprawnionym organom na podstawie przepisów.

Dostawcy usług występują w roli procesorów lub odrębnych administratorów stosownie do rodzaju czynności i warunków danej usługi. Nie należy przesyłać pełnych wyników badań i dokumentacji zdrowotnej przez zwykły e-mail ani prywatne konto Teams. Teams służy wyłącznie do spraw organizacyjnych.

5. Okresy przechowywania

Zapytania niezakończone skorzystaniem z usługi: do 12 miesięcy od zamknięcia korespondencji, chyba że konieczne jest dłuższe przechowywanie dla roszczeń. Informacje z indywidualnej współpracy dietetycznej, które nie stanowią ustawowej dokumentacji medycznej: co do zasady do 3 lat od zakończenia współpracy, z przeglądem zasadności przechowywania; w razie uzasadnionych roszczeń do upływu odpowiedniego okresu ich przedawnienia.

Dane na dokumentach rozliczeniowych: przez okres wymagany przepisami podatkowymi, zwykle 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Jeżeli w odniesieniu do konkretnych dokumentów mają zastosowanie przepisy o dokumentacji medycznej, obowiązują właściwe terminy ustawowe zamiast wskazanego okresu organizacyjnego.

6. Prawa osób

Na warunkach RODO przysługują prawa: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Zgodę można wycofać w każdym czasie, kontaktując się z gabinetem; nie wpływa to na legalność działań wykonanych wcześniej. Można wnieść skargę do Prezesa UODO (uodo.gov.pl). Prawo do usunięcia danych nie jest bezwzględne.

7. Dobrowolność

Podanie danych jest zasadniczo dobrowolne, lecz bez podstawowych danych kontaktowych i wybranych informacji nie można umówić albo wykonać części usług. Brak zgody na dane zdrowotne nie stanowi przeszkody do uzyskania informacji organizacyjnych, ale może uniemożliwić indywidualną poradę wymagającą oceny tych danych.

8. Przekazywanie poza EOG i decyzje automatyczne

W związku z korzystaniem z usług dostawców technologicznych może występować dostęp do danych z państw spoza EOG. Jeżeli ma miejsce transfer, odbywa się on w oparciu o odpowiedni mechanizm z rozdziału V RODO, w tym decyzję o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowe klauzule umowne wraz z wymaganymi zabezpieczeniami. Informacji o zastosowanym mechanizmie udziela administrator na żądanie.

Gabinet nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne lub podobnie istotnie wpływającego na osoby, których dane dotyczą.

9. Udostępnianie informacji

Niniejsza klauzula jest udostępniana na stronie dietanatura.pl i w gabinecie. Zgoda na dane zdrowotne jest odbierana osobno; samo zapoznanie się z klauzulą nie stanowi zgody.